Zapytanie ofertowe 1 z dnia 16.09.2016 r.

Dotyczy: Zakup usługi przeprowadzenia audytu wzorniczego i przygotowania strategii wzorniczej dla przedsiębiorstwa METRO ROBERT METELICKI

Usługa jest planowana w ramach Projektu, który ubiega się o dofinansowanie w ramach I osi priorytetowej „Przedsiębiorcza Polska Wschodnia”, Działania 1.4 „Wzór na konkurencję”, w roku 2016 w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020

Niniejsze postępowanie przeprowadza się zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych w

zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020

Załączniki

1. Nazwa i dane zamawiającego

METRO ROBERT METELICKI z siedzibą przy ul. Turystycznej 18, 16-300 Augustów

NIP 846-10-00-054, REGON 791062623

Przedmiot działalności Zamawiającego:

Fabryka mebli biurowych METRO jest producentem nowoczesnych i ergonomicznych elementów wyposażenia biur i wnętrz komercyjnych. Specjalizujemy się w kompleksowej obsłudze w zakresie wyposażenia biur oraz obiektów użyteczności publicznej. W swojej ofercie posiadamy meble biurowe pracownicze , recepcyjne , gabinetowe, konferencyjne a także ścianki działowe , szafy , kontenery meble do przechowywania.

Szczegółowe informacje dostępne są na stronie https://metromeble.pl/

2. Opis przedmiotu zamówienia

2.1 Przedmiot zamówienia:

a. przeprowadzenie audytu wzorniczego– analiza działalności przedsiębiorcy pod względem potencjału i potrzeb wzorniczych, której wynikiem jest strategia wzornicza.

Audyt obejmuje m.in.:

– Analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych,

– Analizę potrzeb Zamawiającego w zakresie zarządzania wzornictwem,

– Analizę oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego Zamawiającego;

b. opracowanie strategii wzorniczej – dokument opracowany na podstawie przeprowadzonego audytu wzorniczego zawierający co najmniej następujące elementy:

– ogólną charakterystykę firmy Zamawiającego zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, działań marketingowych firmy;

– ogólny opis otoczenia firmy Zamawiającego w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych;

– określenie kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Zamawiającego;

– ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie Zamawiającego oraz jej potencjału w tym zakresie;

– zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie Zamawiającego, przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie Zamawiającego;

– rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy Zamawiającego;

2.2 Zgodnie ze Wspólnotowym Słownikiem Zamówień przedmiot zamówienia został zdefiniowany jako:

CPV 73220000-0 Usługi doradcze w zakresie rozwoju
CPV 79212000-3 Usługi audytu

3. Warunki udziału w postępowaniu (kryteria formalne)

3.1 Brak powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym

Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru oferenta, a Zleceniodawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji;
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Potwierdzeniem spełnienia warunku jest OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH –Załącznik nr 2

3.2 Wymagane doświadczenie oferenta

Oferent powinien posiadać udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług):

-Wymaga się doświadczenia w przeprowadzeniu przez Oferenta co najmniej 3 projektów w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach w 3 różnych branżach gospodarki.

– W przypadku, gdy Oferent z chwilą złożenia oferty przeprowadził co najmniej 3 projekty strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach w 1 lub w 2 różnych branżach gospodarki, wymogiem jest aby doświadczenie to było w branży, w której działa Zamawiający.

Dokumentacją potwierdzająca wymagane doświadczenie są referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami, których kopie stanowią część Załącznika nr 3 LISTA ZREALIZOWANYCH STRATEGII ROZWOJU PRODUKTÓW (WYROBÓW LUB USŁUG)- OFERENT

Referencje nie dotyczące przeprowadzenia projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) wraz z wdrożeniem na rynek nie będą brane pod uwagę.

3.3 Wymagane zasoby kadrowe oferenta

Oferent powinien posiadać odpowiedni potencjał ludzki w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług).

Do realizacji audytu Oferent zapewni, co najmniej dwóch ekspertów przy czym :

– Każdy ze wskazanych przez Oferenta ekspertów do realizacji audytu wzorniczego z chwilą złożenia oferty powinien posiadać udokumentowane doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) , tzn. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w różnych branżach gospodarki. w ostatnich pięciu latach.

– W przypadku, gdy wskazany przez Oferenta ekspert do realizacji audytu wzorniczego z chwilą złożenia oferty przeprowadził co najmniej 3 projekty strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach tylko w jednej branży gospodarki, wymogiem jest aby doświadczenie to było w branży w której działa Zamawiający.

– Wymagane jest, aby co najmniej jeden z wyznaczonych ekspertów posiadał udokumentowane doświadczenie w zakresie wzornictwa.

Dokumentacją potwierdzająca wymagane doświadczenie ekspertów są referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami, których kopie stanowią część Załącznika nr 4 LISTA ZREALIZOWANYCH STRATEGII ROZWOJU PRODUKTÓW (WYROBÓW LUB USŁUG)-EKSPERCI

Referencje nie dotyczące przeprowadzenia projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) wraz z wdrożeniem na rynek nie będą brane pod uwagę.

3.4 Zdolność do realizacji przedmiotu zamówienia

W przypadku gdy Oferent jest wskazany jako wykonawca w innych projektach w ramach Działania 1.4 PO PW Wzór na konkurencję I Etap, oświadcza iż posiada możliwości do zrealizowania usług w ramach wszystkich zgłoszonych projektów w sposób rzetelny, dokładny, zgodny z zakresem umowy.

Potwierdzeniem spełnienia warunku jest oświadczenie Oferenta stanowiące załącznik nr 5.

Oferent zobowiązuje się do wyznaczenia swojego przedstawiciela do udziału podczas posiedzenia Panelu Ekspertów w wyznaczonym przez Polską Agencje Rozwoju Przedsiębiorczości terminie, zgodnie z Regulaminem konkursu w ramach Działania 1.4 POPW Wzór na konkurencję I Etap.

Nie spełnienie któregokolwiek w kryteriów formalnych skutkuje wykluczeniem podmiotu ubiegającego się o przedmiotowe zamówienie z dalszego postępowania.

4. Miejsce i termin realizacji przedmiotu zamówienia

4.1 Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego, woj. Podlaskie ul. Turystyczna 18,16-300 Augustów.

4.2 Realizacja usługi musi rozpocząć się najpóźniej w terminie jednego miesiąca od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie projektu „Nowoczesne wzornictwo szansą na innowacyjny rozwój firmy METRO ROBERT METELICKI” w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, Działanie 1.4 „Wzór na konkurencję” – etap I. Okres realizacji nie może przekraczać 4 miesięcy.

4.3 Na każdym etapie trwania audytu i opracowywania strategii wzorniczej, Zamawiający ma prawo do zgłaszania uwag, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić.

4.4 Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia uwag do ostatecznej wersji strategii wzorniczej, zgłoszonych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.

4.5 Odbiór usługi między Zamawiającym a Wykonawcą nastąpi w wyniku podpisania przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego.

5. Zawartość oferty

5.1 Wymagania podstawowe:

Oferta powinna być sporządzona wg wzoru FORMULARZ OFERTY (Załącznik nr 1).
Oferent ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
Każdy Oferent ma prawo do złożenia tylko 1 oferty. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.

5.2 Cena:

oferta powinna zawierać cenę netto i brutto wyrażoną w polskich złotych.
cena przestawiona w ofercie powinna zawierać pełny koszt dla Zamawiającego.

5.3. Forma oferty

– Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. W przypadku składania dokumentów w językach obcych wymagane jest ich tłumaczenie na język polski. Tłumaczenie powinno zostać podpisane przez osobę dokonującą tłumaczenia. Zamawiający nie wymaga dokonywania tłumaczeń przysięgłych.

– Ofertę należy wypełnić w sposób czytelny na komputerze lub pismem maszynowym.

5.4 Kompletna oferta musi zawierać:

Formularz oferty – (Załącznik nr 1).
Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – (Załącznik nr 2).
Lista zrealizowanych strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) – oferent (Załącznik nr 3). Dokumentacja potwierdzająca wymagane doświadczenie w formie referencji odbiorców usług, przedstawiających zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami
Lista zrealizowanych strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) – eksperci (Załącznik nr 4). Dokumentacja potwierdzająca wymagane doświadczenie w formie referencji odbiorców usług, przedstawiających zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami oraz CV eksperta (zawierające w szczególności informacje na temat wykształcenia i doświadczenia zawodowego w kontekście spełnienia kryterium formalnego – pkt. 3.3 niniejszego zapytania).
Oświadczenie o ilości podpisanych umów i zdolności do ich wykonania (Załącznik nr 5)
Oświadczenie eksperta o zdolności do wykonania zamówienia (Załącznik nr 6)
Oświadczenie o braku zaległości wobec ZUS i US oraz o posiadaniu niezbędnych zasobów technicznych i finansowych (Załącznik nr 7)
Dokument rejestrowy Wykonawcy nie starszy niż 6 m-cy licząc od daty złożenia oferty, potwierdzającego, iż osoba podpisująca ofertę posiada odpowiednie pełnomocnictwa w tym zakresie tj. jest ujawniona w dokumencie rejestrowym jako uprawniona do zaciągania zobowiązań, a w przypadku podpisywania oferty przez osobę inną niż widoczna w dokumencie rejestrowym odpowiedniego pełnomocnictwa.

Kopie dokumentów powinny zostać opatrzone napisem „Za zgodność z oryginałem” i podpisem osoby uprawnionej do składania oferty. W przypadku przedstawienia kopii nieczytelnej lub budzącej wątpliwości, co do jej prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnego potwierdzenia.

Brak któregoś z wyżej wymienionych elementów będzie skutkować odrzuceniem oferty.

6. Termin i sposób składania ofert

6.1. Termin złożenia oferty upływa w dniu 28 września 2016 r o godz. 15:00

6.2 Oferty można składać osobiście, przesyłką pocztową lub kurierską w siedzibie Zamawiającego:

METRO ROBERT METELICKI

ul. Turystyczna 18,

16-300 Augustów

6.3 Oferty należy składać w zamkniętej kopercie opisanej następującymi elementami:

Nazwą i adresem Zamawiającego
Nazwą i adresem Oferenta
Adnotacją „Oferta na audyt wzorniczy.”

6.4 Za datę złożenia oferty przyjmuje się datę jej wpływu do siedziby Zamawiającego.

6.5 Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

6.6 Każdy Wykonawca ma prawo do złożenia tylko 1 oferty.

7. Kryteria oceny ofert

Rozpatrywane będą wyłącznie oferty od Oferentów spełniających wymogi udziału w postępowaniu

7.2. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryteria:

Cena – waga: 80%

Liczba ekspertów wyznaczonych do realizacji zamówienia – waga 20%,

Łączna maksymalna liczba punków z kryterium cena, liczba ekspertów wynosi 100.

7.3 Zasady punktacji

Punkty za kryterium Cena zostaną obliczone według następującego wzoru:

80 = liczba punktów

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. Maksymalna ilość punktów w kryterium Cena: 80. Waga tego kryterium: 80%.

Punkty za kryterium liczba ekspertów wyznaczonych do realizacji zamówienia zostaną przyznane w skali punktowej zgodnie z punktacją w tabeli:

Liczba punktów	Liczba ekspertów wyznaczonych do realizacji zamówienia spełniających wymagania określone w pkt3.3 Wymagane zasoby kadrowe oferenta
0	2 ekspertów
10	3 ekspertów
20	4 ekspertów i więcej

Maksymalna ilość punktów za liczba ekspertów wyznaczonych do realizacji zamówienia: 20.

Waga tego kryterium: 20. Kryterium zostanie zweryfikowane na podstawie szczegółowych informacji zawartych w załączniku nr 4 lista zrealizowanych strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług)-eksperci .

7.4 Suma punktów będzie liczona według wzoru: O = C+ L

gdzie:

O – ocena

C – cena

L – liczba ekspertów wyznaczonych do realizacji zamówienia

7.5 Zamawiający dokona wyboru Oferenta, który uzyskał największą liczbę punktów uwzględniając kryteria wskazane w pkt. 7.2.

Nadesłane oferty oceniane będą przez komisję przetargową, w skład której wchodzić będą pracownicy Zamawiającego.

Ocena dokonywana będzie w oparciu o ww. kryteria.

Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert zaproponuje oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie umowy warunkowej na realizację przedmiotu zamówienia.

8. Umowa warunkowa

Po zakończeniu postępowania ofertowego, Zamawiający zawrze z wyłonionym Wykonawcą Zamówienia warunkową umowę na realizację audytu wzorniczego.

8.1 Umowa warunkowa na realizację audytu wzorniczego będzie w szczególności uwzględniać:

Opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji,
Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej,
Informację o zespole Wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań,
Informację o osobach wyznaczonych ze strony Zamawiającego do współpracy przy realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej,
Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za realizację działań związanych z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej,
Kwestie przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej,
zobowiązanie Wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu do Etapu I działania 1.4 „Wzór na konkurencję” POPW,
Zobowiązanie Wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 „Wzór na konkurencję” POPW,
Zobowiązanie Wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej z Zamawiającym,
Zobowiązanie Wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych przez PARP,
Warunek uzależniający obowiązywanie umowy od otrzymania przez Zamawiającego informacji od PARP o przyznaniu dofinansowania do realizacji Projektu.
Zobowiązanie Wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania 1.4 „Wzór na konkurencję” POPW.
Zobowiązanie Wykonawcy do dostarczenia raportu w formie papierowej, format min. A4, spięte na trwałe w jedną całość, ilość sztuk 3 zgodnej z dostarczoną wersją na nośniku elektronicznym (CD/DVD)
Odbiór usługi pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym na podstawie podpisanego protokołu zdawczo-odbiorczego pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym

8.2. Obowiązywanie umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zamawiający uzależnia od otrzymania informacji od PARP przyznaniu dotacji do realizacji projektu „Nowoczesne wzornictwo szansą na innowacyjny rozwój firmy METRO ROBERT METELICKI” w ramach Działania 1.4 „Wzór na konkurencję”, I Osi priorytetowej: „Przedsiębiorcza Polska Wschodnia”, Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014 – 2020.

8.3 W przypadku skierowania wniosku o dofinansowanie do oceny merytorycznej, przedstawiciel wybranego przez Zamawiającego wykonawcy audytu wzorniczego zobowiązany będzie do udziału w posiedzeniu Panelu Ekspertów, o którym mowa w § 10 Regulaminu konkursu w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję I Etap, w terminie wyznaczonym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Wybrany wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania prezentacji projektu na posiedzenie Panelu Ekspertów na podstawie przekazanych przez Zamawiającego danych.

9. Warunki zmiany umowy

Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany zakresu umowy zawartej z podmiotem wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z następujących powodów:

uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia;
obiektywnych przyczyn niezależnych do Zamawiającego lub oferenta;
okoliczności siły wyższej;
zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy;
otrzymania decyzji jednostki finansującej projekt zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których zamawiający zostanie zobowiązany.

10. Dodatkowe informacje

10.1. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

10.2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych.

10.3. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian do dokumentacji zapytania ofertowego wraz z załącznikami. O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej.

10.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.

10.5. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im

roszczeń.

10.6 Tryb udzielania wyjaśnień do oferty.

Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego.

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego jest:

Robert Metelicki – koordynator projektu – email: office@metromeble.pl

Pytania muszą być wysłane na adres e-mail: office@metromeble.pl

Załączniki:

1. 1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
  2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych.
  3. Załącznik nr 3 – Lista zrealizowanych strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) – Oferent
  4. Załącznik nr 4- Lista zrealizowanych strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) –Eksperci
  5. Załącznik nr 5 – Oświadczenie o ilości podpisanych umów i zdolności do ich wykonania
  6. Załącznik nr 6 – Oświadczenie eksperta o zdolności do wykonania zamówienia
  7. Załącznik nr 7 – Oświadczenie o braku zaległości wobec ZUS i US oraz o posiadaniu niezbędnych zasobów technicznych i finansowych